Noch einiges vorzubereiten

Eine solche Konferenz zu organisieren und abzuwickeln, ist immer eine große Sache. Heute sind noch einige Dinge vorzubereiten und zu erledigen.

Im Hotel bereite ich heute am Spätnachmittag noch den Veranstatungsraum vor und checke die Technik.

Und heute ist bereits der erste „Konferenztermin“, nämlich um 18 Uhr, mit der Beiratssitzung des  neugewählten Franchise-Beirats bei Opti-Maler-Partner.

Der Franchise-Beirat bei Opti-Maler-Partner

Morgen, um 9:30 Uhr, startet dann die Management-Konferenz, wenn es für die erwartungsvollen Teilnehmer heißt:

Ein informatives und spannendes Konferenzprogramm erwartet die Teilnehmer an den zwei Tagen

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Viele Angestellte machen jedes Jahr dieselbe unerfreuliche Erfahrung: Vor und nach der „schönsten Zeit des Jahres“ haben sie im Büro jede Menge Stress und Ärger. Mit dem folgenden simplify-Zeitplan zum Zeitmanagement vor dem Urlaub werden Sie Ihre Ferien mehr genießen.

Urlaubsvorbereitung

Jetzt gleich

Vermutlich stehen Ihre Urlaubsdaten für die nächste Hälfte des Jahres bereits fest. Blockieren Sie für das richtige Zeitmangement vor dem Urlaub in Ihrem persönlichen Kalender und in der Gruppenkalender-Software nicht nur diesen Zeitraum, sondern auch die Woche vorher und den Tag danach.

Kollegen informieren

2 Wochen vorher

Erinnern Sie Ihre Kollegen und Ihre externen Partner bzw. Kunden an Ihren bevorstehenden Urlaub. Bitten Sie darum, dass wichtige Sachen noch in der kommenden Woche über die Bühne gehen.

Teilen Sie allen mit, wer in Ihrer Abwesenheit für Ihre Aufgaben zuständig ist. Verabreden Sie mit Ihrem Stellvertreter einen Termin für Ihre Übergabe-Besprechung – am besten an Ihrem vorletzten Arbeitstag, so haben Sie noch etwas Puffer in Ihrem Zeitmanagement.

Die letzte Woche

Halten Sie sich die letzten 5 Arbeitstage weitgehend frei von Terminen, damit Sie sich dem Papierkram auf Ihrem Schreibtisch widmen können. Aus Erfahrung wissen Sie: Alles werde ich nie schaffen! Legen Sie daher gleich am Montagmorgen fest, was Sie noch erledigen werden und was nicht. Aber vertrauen Sie auf den „Urlaubs-Booster“: Arbeitsforscher haben nachgewiesen, dass die 3 Tage vor dem Urlaub die effizienteste und produktivste Zeit des Arbeitsjahres ist!

simplify-Tipp: Schaffen Sie sich als Erstes ein paar „Leichen“ vom Hals (überfällige Protokolle, Stellungnahmen etc.) – das verbessert die Urlaubslaune!

Die Übergabe

Die Übergabe

Damit Ihr Stellvertreter zu Ihrer Zufriedenheit agieren kann, müssen Sie ihn genau informieren:

Was sind seine Aufgaben, was seine Entscheidungskompetenzen? Worüber möchten Sie sogar während Ihres Urlaubs informiert werden (Handynummer hinterlassen)?

Ihr Stellvertreter hat nun 2 Jobs statt 1, legen Sie daher klare Prioritäten fest: „Lassen Sie sich von Firma ABC nicht unter Druck setzen. Bleiben Sie lieber an den Sachen für Firma XYZ dran, die könnte für uns zu einem wichtigen Auftraggeber werden.“

Wo findet Ihr Stellvertreter welche Unterlagen? Er sollte nicht nur die „Fundorte“ für die aktuellen Vorgänge kennen, sondern auch die Grundzüge Ihres Ablagesystems – im Büro und im PC (Passwort mitteilen!).

Wann laufen Fristen ab, wann sind wichtige Termine?

Wie sind Sie notfalls erreichbar ?

Last Minute Zeitmanagement

Platzieren Sie auf Ihrem (aufgeräumten) Schreibtisch 3 leere Ablagekörbe, die Sie mit „Nur zur Information“, „Wichtig“ und „Dringend“ beschriften. Die grobe Sortierung durch Ihre Kollegen erleichtert es Ihnen nach dem Urlaub, Prioritäten zu setzen.

Möglicherweise greift jemand während Ihrer Abwesenheit auf Ihren PC zu – ein Kollege mit unguten Absichten oder die neue Praktikantin, die man erst einmal an Ihren Arbeitsplatz gesetzt hat. Sorgen Sie daher dafür, dass Ihre Anwenderdateien per Passwort geschützt sind.

Aufgeräumter Schreibtisch

Voraussetzung ist, dass Sie ein passwortgeschütztes Benutzerkonto für sich selbst und ein weiteres Benutzerkonto mit eingeschränkten Rechten eingerichtet haben.

Das geht recht einfach in der Systemsteuerung unter „Benutzerkonten“– die nötigen Infos gibt Ihnen die Online-Hilfe. Löschen Sie außerdem alle privaten Daten und leeren Sie zum Schluss den „Papierkorb“.

Stellen Sie Ihr Telefon um bzw. sprechen Sie eine Urlaubsansage auf Ihre Voice-Box. Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Abwesenheitsmeldung ein. Diese sollte Ihre genauen Abwesenheitsdaten sowie die Kontaktdaten Ihres Stellvertreters enthalten.

simplify-Tipp: Geben Sie als 1. Tag Ihrer erneuten Verfügbarkeit den Tag nach Ihrer Rückkehr ins Büro an. Dadurch haben Sie 1 Tag für wichtige Schreibtischtätigkeiten gewonnen.

Geschafft!

Nehmen Sie keine Arbeit in den Urlaub mit. Soweit es Ihnen in Ihrer Position möglich ist, verzichten Sie darauf, erreichbar zu sein. Betrachten Sie Ihre Entbehrlichkeit als eine Errungenschaft, die Sie Ihrem guten Zeitmanagement verdanken. Rufen Sie nicht aus eigener Initiative im Büro an, denn damit würden Sie Ihre Verfügbarkeit signalisieren. Wenn Sie zwar erreichbar sein sollen, aber keine brandeiligen Entscheidungen treffen müssen, dann lassen Sie Ihr Handy ausgeschaltet und hören Ihre Mailbox nur 1-mal am Tag ab. Dadurch kommen Sie weniger in Versuchung, sich mit den Alltagsgeschäften zu befassen – und verzeichnen ein deutliches Plus in Sachen Erholung.

Extra-Tipp: Terminkonflikte lösen

Sie konkurrieren jedes Jahr mit Ihren Kollegen um bestimmte Urlaubszeiten? Markieren Sie in der Jahresübersicht Ihres Zeitplaners nicht nur Ihre Urlaubszeiten, sondern auch die Ihrer Kollegen, und bewahren Sie die Übersicht für die nächste „Wer darf wann?“-Besprechung auf. Sind die Fakten eindeutig auf dem Tisch, können sie leichter gemeinsam entscheiden, wer  in den folgenden Jahren zu den begehrten Zeiten dran ist.

Autor: Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.